近年来，贵港市住房公积金管理中心认真贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要批示精神，贯彻落实中央、自治区和贵港市关于档案工作部署，通过健全管理机制、完善档案设施、加快数字化建设、提高利用效果等措施，扎实推进档案标准化规范化建设。2019年10月，市住房公积金档案室顺利通过“自治区特级档案室”测评，档案归档率、完整率均达到100%。
一、立足“全机制”，夯实档案管理基础。一是加强组织。成立了以一把手为组长、分管领导为副组长、各科部负责人为成员的档案工作领导小组，指定档案和网络管理科落实具体档案工作，各科室、管理部明确专人负责收集档案并向档案室提供文件和资料。大家分工明确，团结协作，形成了上下结合、左右协调的严密的档案管理工作格局。目前专职档案员3名、兼职档案员和资料管理员10人，专兼职档案员皆为大学本科学历。二是健全制度。制定出台《档案立卷归档制度》《档案利用借阅制度》《档案管理制度》等制定，规定档案的立卷归档要求、分类方案、保管期限、借阅、移交、鉴定、销毁等内容，明确档案室职能和档案员职责，严格要求安全保障、审核把关、交接签字、按时速递等方面，确保档案归档、查询、利用等措施落实落地。三是把好关口。认真把好材料的归档关，明确由各科室、管理部兼职档案员负责完成本科室、管理部归档工作，保证立卷归档规范完整，基本做到分类清楚，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，卷内文件排列有序，卷内目录与卷内备考表清晰无误，装订整齐结实。
二、立足“全功能”，加大档案设施投入。一是增扩库房面积。充分利用现有办公场所，科学规划约140平方米的办公面积用做档案库房，同时结合未来业务发展趋势，未雨绸缪及时就近租用近230平方米的档案场所。目前档案库房面积约370平方米，可以满足未来20年住房公积金档案保管需求。二是完善配套设施。设置档案阅览室和办公室，配置专门电脑和档案箱柜，为库房安装防盗铁门、铁窗，“三铁”、“九防”措施落实落地，档案管理工作提档上次。三是坚持日常防护。充分利用温控系统，坚持每日对库房温湿度情况进行监督管理。定期检查库房安全状况，抽检历史档案保存情况，适时更换驱虫防霉药物，及时对归还档案进行清点入库。截至目前，已先后投入约150万元，用于购置完善档案室软硬件设施。
三、立足“全数字”，档案管理更“智慧”。一是攻坚历史档案数字化工作。通过服务外包方式，组织专门力量，制定档案分类方案和各种管理制度、归档范围及保管期限表，对2003年以来的档案资料进行全面收集和整理，做到统一立卷、统一编号、统一规格并扫描归档，实现历史档案分类清楚、有序，组卷、保管期限划分准确，排列整齐，装订结实，案卷标题简明扼要，卷内目录清晰无误，纸质与电子档案一致，为下一步实现数字化档案奠定坚实基础。大力推进“存量数字化”“增量数字化”，持续提升电子档案在档案资源体系中的占比。二是上线运行住房公积金数字化档案管理系统，并通过与住房公积金业务系统对接，实现档案系统与业务系统数据资源共享，我市住房公积金归集、提取、贷款、财务核算、文书等所有业务实体档案实现数字化、科学化、规范化，档案调用实现无纸化借阅、审批。三是自主研发电子档案管理系统，集温控、消防、安防等三个系统于一体，赋能现有档案库房实现联动和智能化管理，突出体系化兼容、超市化管理、集约化共享、自动化提示和智能化识别等五大功能特点，实现档案库房内恒温恒湿、无消防安全隐患、档案无菌进入库房并24小时实时监控异常自动报警。
四、立足“全利用”，提高档案使用效率。一是完善利用方式。结合住房公积金档案特点，编制各类档案检索工具、箱柜指引卡、档案存放位置示意图等，方便查找与利用档案。利用档案管理软件编制具有实用价值的专题目录和编研材料，包括《大事记》《组织机构沿革》《档案管理制度汇编》《全宗介绍》《档案利用实例》《基础数字汇编》《党风廉政建设文件专题汇编》等，方便指向性查阅和高频调档。二是提高利用效率。如何通过加强管理，用足、用活各种档案资料，充分发挥其在服务领导决策、促进住房公积金高质量发展的特殊职能作用，是档案目标管理工作的意义所在。贵港市住房公积金管理中心坚持“分权限、按程序、有记录”的原则，施行纸质与信息系统相结合的双途径档案审批借阅模式，并根据档案利用权限和档案载体特点，适度增加档案提供利用方式。同时，根据档案借阅记录及效果反馈，编制档案利用效果实例汇编，变“故纸堆”为“活资源”。全面推行档案的网上利用，将档案的借阅流程规定固化在线上程序里，并实现在确保安全的前提下档案资源利用效率的最大化，截至目前已利用档案335万卷次，为促进住房公积金管理服务工作发挥了积极的作用。